Cómo calcular las horas trabajadas

Las horas trabajadas son el tiempo entre fichar la entrada y la salida, menos cualquier descanso no pagado. Aquí tienes el método, cómo convertir a horas decimales para el pago, cómo manejar turnos que cruzan la medianoche y cómo encajan las horas extra.

Por el equipo de Calculator Den · Actualizado el 2026-10-28

Calcular las horas trabajadas parece trivial hasta que las horas cruzan la medianoche, hay que restar un descanso, o la nómina quiere la respuesta en horas decimales en vez de en horas y minutos. El método en sí es simple: es el tiempo desde que fichas la entrada hasta que fichas la salida, menos cualquier descanso no pagado. Esta guía muestra ese método, cómo convertir el resultado en horas decimales para el pago, cómo manejar turnos nocturnos y cómo funcionan las horas extra. Una calculadora de horas gratuita lo hace al instante, incluidos los turnos que pasan la medianoche, pero los pasos de abajo se aprenden rápido.

Cómo calcular las horas trabajadas: el método básico

Para hallar las horas trabajadas, toma la hora de salida, resta la de entrada y luego resta cualquier descanso no pagado:

Horas trabajadas = hora de salida − hora de entrada − descanso no pagado

Ejemplo resuelto: un turno de 09:00 a 17:30. De 09:00 a 17:30 son 8 horas y 30 minutos de tiempo de reloj. Resta un descanso de comida no pagado de 30 minutos y tienes 8 horas de tiempo pagado. Si las horas están en formato de 12 horas, conviértelas primero a 24 horas (las 5:30 pm son las 17:30) para que la resta sea sencilla.

Convertir a horas decimales para el pago

La nómina casi siempre quiere horas decimales, porque multiplicas las horas decimales por una tarifa por hora para obtener el pago. Para convertir minutos en decimal, divide los minutos entre 60:

• 15 minutos = 15 ÷ 60 = 0,25 horas
• 30 minutos = 0,5 horas
• 45 minutos = 0,75 horas

Así, 8 horas y 30 minutos son 8,5 horas. A una tarifa de, digamos, 15 por hora, ese turno vale 8,5 × 15 = 127,50 (o 8 × 15 = 120 si la media hora era el descanso no pagado). El error común es escribir 8 horas 30 minutos como «8,30» y multiplicar eso; 8,30 no son ocho horas y media, son 8,3, lo que te paga de menos.

Turnos que cruzan la medianoche

Cuando un turno empieza un día y termina el siguiente, restar la entrada de la salida da un número negativo, que es el tropiezo habitual. La solución es sumar 24 horas a la hora de salida antes de restar. Un turno de 22:00 a 06:00 es (06:00 + 24:00) − 22:00 = 30:00 − 22:00 = 8 horas. Suma las 24 horas solo cuando la hora de salida es anterior a la de entrada. Una buena calculadora lo hace automáticamente, y en una hoja de cálculo la fórmula =RESIDUO(salida − entrada; 1) × 24 gestiona el salto por ti. Un caso límite a vigilar: en las noches del cambio de hora por el horario de verano, un turno de 22:00 a 06:00 puede durar 7 o 9 horas, no 8.

Descansos, pagados y no pagados

Resta solo los descansos no pagados. Si tu comida es pagada, se queda en el total; si no es pagada, réstala. Cuando hay varios descansos, suma todos los minutos no pagados y réstalos una vez. La duración y el pago de los descansos los fija tu contrato o la ley local, así que comprueba qué aplica en tu caso en vez de suponer.

Cómo funcionan las horas extra

Las horas extra son las horas por encima de un umbral fijado, normalmente pagadas a una tarifa mayor. El umbral puede ser diario (todo lo que pase de 8 horas en un día) o semanal (todo lo que pase de 40 horas en una semana), según tus reglas. Separa las horas en normales y extra, y paga cada una a su tarifa. Un ejemplo resuelto: trabajas 45 horas en una semana con una semana normal de 40 horas, así que 40 horas son normales y 5 son extra a tiempo y medio. A una tarifa base de 20, son (40 × 20) + (5 × 30) = 800 + 150 = 950 por la semana. Comprueba siempre tu regla real de horas extra, porque los umbrales y multiplicadores varían según el país y el contrato: tiempo y medio tras 40 horas es un ejemplo de estilo estadounidense, mientras que algunos lugares usan umbrales diarios, otros no tienen horas extra legales, y las tarifas pueden ser 1,25, 1,5 o 2 veces.

Un método rápido para la hoja de horas semanal

Para una hoja de horas, calcula las horas de cada día de la misma forma (salida menos entrada menos descanso), convierte cada una a decimal y luego suma los días de la semana. Por ejemplo, cinco días de 8 horas pagadas son 40,0 horas; añade un día con 8 horas 45 minutos (8,75) y la semana son 48,75 horas. Tener cada día en decimal desde el principio hace que el total semanal sea una suma simple, y el pago una sola multiplicación.

Errores habituales

• Leer los minutos como un decimal. 8 horas 30 minutos son 8,5 horas, no 8,30. Divide los minutos entre 60 antes de multiplicar por una tarifa.
• No restar el descanso. El tiempo de reloj no siempre es tiempo pagado. Resta cualquier descanso no pagado.
• Mezclar formatos de 12 y 24 horas. Convierte todo a formato de 24 horas primero para que la resta sea limpia.
• Olvidar el salto de medianoche. Para turnos nocturnos, suma 24 horas a la hora de salida antes de restar, o la respuesta sale negativa.

Resta la entrada de la salida, quita el descanso no pagado, y convierte los minutos en decimal dividiendo entre 60, y las horas trabajadas son fáciles de acertar. Cuando quieras hacerlo de una vez, incluidos los turnos nocturnos, la calculadora de horas gratuita convierte una hora de entrada, una de salida y un descanso en horas pagadas listas para multiplicar por tu tarifa, y la calculadora de diferencia de fechas maneja los días enteros entre dos fechas.